Bajar en bloque los CFDI que un contribuyente emitió o recibió, en vez de abrirlos uno por uno. El SAT lo permite por dos vías distintas, con límites distintos. Aquí están las dos, y qué hacer con los XML una vez que los tiene.
Cómo lo permite el SAT
No son alternativas equivalentes. Una entrega los archivos al momento pero se topa pronto; la otra aguanta ejercicios completos pero lo deja esperando.
Se entra a la consulta de facturas del portal del SAT con el RFC y la contraseña, se filtra por periodo y por tipo, y se bajan los comprobantes.
Es la vía oficial para volúmenes que el portal no aguanta. Se solicita el periodo, el SAT prepara un paquete comprimido y lo deja disponible más tarde.
Las dos son gratuitas y las dos están en el portal del SAT. Si lleva un solo RFC y un mes, con eso le alcanza y no tiene por qué pagar un programa.
Dónde se atora
Para un contribuyente, el portal basta. Para una cartera, cada paso se multiplica por el número de clientes y por el número de meses.
Con JCFDI
JCFDI es un programa de Windows que hace las dos descargas por usted y no lo deja con una carpeta de XML, sino con el libro de Excel que el cliente revisa.
Elige un contribuyente guardado y autocompleta el RFC y la contraseña; usted sólo copia el código de la imagen. Si el periodo rebasa los 2,000 del día, baja día por día y le avisa cuando llega al tope.
Convierte su .cer y su .key en el certificado que el SAT pide, solicita el periodo y vuelve sola por los paquetes conforme se liberan, antes de que caduquen a las 72 horas.
Un cliente por fila, con su RFC y su certificado. Solicita todas las descargas a la vez y reparte los CFDI de cada uno en el libro y la hoja que él tiene configurados.
Un renglón por comprobante, y aparte las hojas de Nómina, Pagos, Retenciones, Carta Porte y Combustibles. Con las columnas y los encabezados que la hoja de cada cliente espera.
Un XML descargado no cambia cuando el emisor lo cancela. El monitor automático le pregunta al SAT solo, todos los días, y detecta la cancelación aunque corresponda a una factura de hace dos años, que es justo la que no aparece revisando los XML del mes.
Es bajar en bloque los CFDI que un contribuyente emitió o recibió en un periodo, en lugar de abrirlos uno por uno. El SAT la ofrece por dos vías: desde el portal, entrando con la contraseña (CIEC), y por Servicio Web, firmando la solicitud con la e.firma. La primera entrega los archivos de inmediato pero tiene un tope diario; la segunda admite periodos mucho más grandes, a cambio de esperar a que el SAT prepare el paquete.
Por el portal, el SAT no entrega más de 2,000 comprobantes por día. Si su periodo trae más, hay que partirlo y volver día por día hasta juntarlos todos. Por Servicio Web el límite es de 200,000 XML por solicitud, y los paquetes que el SAT prepara caducan a las 72 horas: si no los baja dentro de ese plazo, hay que solicitarlos otra vez.
Sólo para la vía del Servicio Web, que es la de los periodos grandes. Para bajar los CFDI del portal basta con la contraseña (CIEC) del contribuyente. Si lleva un mes de un solo RFC, la CIEC le alcanza; si va a bajar ejercicios completos o la cartera de un despacho, va a querer la e.firma.
Sí. El SAT conserva los comprobantes de los últimos cinco ejercicios y ambas vías permiten pedir periodos pasados. Por el portal conviene ir mes por mes para no toparse con el límite diario; por Servicio Web se puede pedir un ejercicio completo en una sola solicitud, siempre que no rebase los 200,000 XML.
Un XML descargado no cambia cuando el emisor lo cancela: el archivo que usted guardó sigue diciendo lo mismo. Hay que preguntarle al SAT. Puede hacerlo comprobante por comprobante al generar el reporte, o dejar que el monitor automático de JCFDI consulte solo y le avise cuando aparezca una cancelación nueva, incluso si corresponde a una factura de un ejercicio anterior.
No como están. Un XML es un archivo para máquinas; para trabajar hace falta concentrarlos en una hoja con un renglón por comprobante, y sacar aparte lo que no cabe en un renglón: la nómina desglosada, los complementos de pago, la carta porte. Eso es lo que hace un reporte, y es la mitad del trabajo que la descarga por sí sola no resuelve.
Para un RFC y un mes, no: el portal del SAT le alcanza y no tiene por qué pagar nada. Un programa empieza a valer la pena cuando son varios contribuyentes, o varios meses, o cuando lo que quiere no es la carpeta de XML sino el reporte de Excel que sale de ella. Ahí la diferencia deja de ser comodidad y se vuelve horas.
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